1. fázis: Flottatervezés A céges flotta felállítása során a legfontosabb szempont szinte mindig a költséghatékonyság, ezért célszerű a szakértő flottakezelő bevonása már a folyamat tervezési fázisában. A vállalati autóflotta kialakításához első lépésként a lízingpartner költségelemzést készít, ami alapján javaslatokat tesz a járműpark optimális összetételére. Tartós bérlet esetén az autó a flottakezelő tulajdonában van, így a lízingbe vevő áfamentesen jut hozzá, míg a saját tulajdonba való megvásárlás esetén ezzel a kedvezménnyel nem lehet számolni. Emellett a magán és üzleti célra is használt céges járművek esetében a bérleti díj áfájának legalább 50 százaléka visszaigényelhető, így operatív lízinggel már alapesetben jelentős összeget lehet megtakarítani. A szerződéskötést minden esetben kockázatelbírálás előzi meg, melynek során a lízingcég figyelembe veszi a vállalkozás üzleti teljesítményét, valamint a kiválasztott autómodellt és annak értékét, havi díját. A kockázatbecslés eredményétől függ, hogy a flottakezelő garanciákkal – letét, induló befizetés, esetleg cégcsoport esetén anyavállalati vagy banki garancia – vagy ezek nélkül tud-e szerződni az adott céggel. 2. fázis: Kiválasztás A lízingfolyamat alapvető eleme a flottára vonatkozó irányelvek (car policy) meghatározása, amelyek magukban foglalják többek között a kiválasztás szabályait, értékhatárait, a döntési jogkörrel rendelkezőket, valamint a későbbi használat során követendő irányelveket is. Az autók kiválasztásakor több praktikus szempontot is át kell gondolni: milyen célra fogjuk használni őket, városi közlekedés várható vagy inkább nagyobb távok megtétele lesz jellemző (mekkora a futásteljesítmény), továbbá milyen üzemanyagtípust részesítünk előnyben. A következő döntési pont pedig természetesen a költségekhez kapcsolódik. A kiválasztásnál érdemes az autóval kapcsolatban felmerülő összes várható költséget, vagyis a TCO-t (total cost of ownership) vizsgálni, hiszen ez az összeg a havi díj mellett magában foglalja a felmerülő üzemanyagköltségeket is, így kapunk valós képet az autóhoz kapcsolódó kiadásainkról. A havi díj mértékét befolyásolja a maradványérték – vagyis, hogy a futamidő végén előreláthatólag mennyit fog érni az autó, továbbá az autó mellé igényelt szolgáltatáscsomag. Sokaknál a márkapreferencia, az iparági trendek és a környezettudatossági szempontok is lényegesek a típusválasztásnál, melyek meghatározásában a flottakezelő releváns piaci elemzésekkel tudja segíteni a vállalatot. A márka és a modell kiválasztásán túl fejtörést okozhat a felszereltség is, ezért célszerű a lízingpartnerrel egyeztetni, hogy melyik modellnél milyen extrát ajánlott rendelni ahhoz, hogy a költségkeretet is tartsuk. Prémium modellek esetében érdemes bizonyos alapkiegészítéseket is megrendelni ahhoz, hogy az autó a futamidő végén is értékálló legyen. Ugyanígy célszerű kihagyni a középkategóriás autókból a felesleges extrákat, amelyek többletköltséggel járnak a vállalat számára, emelik a havi díjat, de nem jelentenek hozzáadott értéket a jármű eladásakor. A vállalat szabadon dönthet arról, hogy mekkora beleszólást enged az autóhasználóknak a típus és a felszereltség kiválasztásába, ám a jelenlegi egyre bonyolultabb munkaerőpiaci helyzetben a nagyobb mozgástér felé billen a mérleg, melyet a cégek motivációs eszközként használnak. 3. fázis: Kalkuláció Az interneten elérhető dobozos ajánlatok mindig kedvező, ideális felszereltségű modelleket mutatnak be, de nagyobb flotta kialakításakor a személyre szabott ajánlat kialakítása a cél. A flottakezelő a havi díjat minden esetben konkrét kereskedői ajánlatok alapján számítja ki, melyek a partneri viszonyra való tekintettel kedvezményes árakat tartalmaznak. A flottakezelő a havi díj kalkulációjánál figyelembe veszi az autók számát, a választott modellek beruházási értékét, valamint az általa meghatározott maradványértéket, a felszereltséget, és ezekhez rendeli az autó üzemeltetéséhez kapcsolódó alapszolgáltatásokat, úgymint a szezonális gumicseréket, a szervizszolgáltatásokat, a kötelező gépjármű-biztosítást és a CASCO-t, illetve a műszaki meghibásodások, valamint balesetek, káresemények során igénybe vehető assistance szolgáltatást. 4. fázis: Megrendelés A kalkuláció elfogadásától és a megrendelés leadásától számítva a szállítási idő 3 hét és 4 hónap közé tehető. Ez elsősorban a gyártótól és az okmányirodák leterheltségétől függ. Ha az autó magyarországi raktáron van, általában 3-4 héten belül átvehető. Gyári, egyedi felszereltségű autóknál jellemzően 3-4 hónapos szállítási idővel kell számolni, ami az elektromos autóknál akár még hosszabb idő is lehet, mivel a fejlesztés gyors ütemét nehezen éri utol a gyártás. Az átvételről a megrendelő e-mailes értesítés kap, az autók beérkezéséig eltelt időben pedig szolgáltatáscsomagtól függ, hogy a flottakezelő cég biztosít-e csereautót. Ilyen helyzetben azonban jó megoldás lehet a LeasePlannél elérhető FlexiPlan konstrukció, amellyel már egy hónapra is bérelhető autó, ezt követően pedig a szerződés kötbér-kötelezettség nélkül felmondható. 5. fázis: Szállítás Az autók átadásakor a kereskedő bemutatja azok műszaki jellemzőit és funkcióit. Flottakezelőtől függően szintén ekkor vagy az átadáshoz közeli időpontban a cég munkatársai tréninget tartanak a sofőröknek, melynek során ismertetik a car policy-ban foglalt autóhasználati szabályokat és a szolgáltatáscsomag részleteit, illetve elmagyarázzák, mi a teendő baleset, káresemény vagy bírság esetén. A LeasePlannél mindezt elektronikus, belső hálózaton megosztható formában is megkapja a bérlő, de papíralapú ismertető is kerül az autókba. Amennyiben változik az autóhasználók személye vagy új irányelveket vezet be a cég, úgy a tréning a szerződés időtartama alatt bármikor megismételhető. 6. fázis: Üzemeltetés A tartós bérlet futamideje 24 hónaptól akár 96 hónapig terjedhet, ám a legtöbb esetben 3-4 évet ölel fel. Az erre az időszakra kalkulált havi díj nemcsak az autóhasználatot, hanem a kapcsolódó szolgáltatásokat is magában foglalja, továbbá kiegészül egy általános tanácsadói szolgáltatással. Így a flottakezelő cég részéről egy szakértő ügyfélkapcsolati menedzser a flotta teljes lízingciklusa során jelen van, és a költségek folyamatos nyomon követésével, elemzések készítésével időről-időre javaslatokat tesz a hatékonyság növelésére. A napi teendőket, köztük a használati szabályok és szervizeltetés betartását, a belső adminisztrációs feladatokat vagy épp a számlázás nyomon követését a vállalat flottamenedzsere vagy kijelölt kapcsolattartója intézi. Az autóhasználatot jelentősen megkönnyíti a LeasePlan online ügyintézési rendszere, a MyLeasePlan, amely mobilapplikációként is elérhető, és teljes körű adminisztrációt tesz lehetővé. Erre a felületre a flottamenedzsereknek és az autóhasználóknak is célszerű bejelentkezniük, hiszen a szezonális gumicserékről és az egyéb karbantartási időpontokról is ezen keresztül érkeznek az értesítések, illetve a kárbejelentéseket és a kiegészítő szolgáltatásokat is itt lehet elintézni. A futamidő végén váratlanul jelentkező többletköltségek egyszerűen elkerülhetők egy kis odafigyeléssel. Kellemetlen meglepetést okozhat az autó leadásakor, amikor a járműhasználók meghaladják a szerződésben foglalt kilométerek számát, azonban, ha a sofőrök rendszeresen feltöltik az aktuális kilométeróra-állást, folyamatosan ellenőrizhetővé válik a futásteljesítmény. Ezen kívül a flottakezelő ügyfélkapcsolati menedzserei a partner részére készített kimutatásokban is előre felhívják a figyelmet az esetlegesen keletkező túlfutásokra. A megtett kilométerek lejelentése ahhoz is szükséges, hogy a flottakezelő időben tudjon értesítést küldeni a kötelező szervizek időpontjáról. Szintén közös érdek, hogy az autót folyamatosan szervizeljék, és az aprónak tűnő hibák kijavításáról is gondoskodjon a használó, hiszen ezek figyelmen kívül hagyása később nagyobb károkat és az autó leadásakor plusz költségeket okozhat. 7. fázis: Leadás Az operatív lízing egyik nagy előnye, hogy az autóbérlőnek semmilyen kockázata nincs a futamidő végén, hiszen nem kell aggódnia a maradványérték miatt, amely a flottakezelő rizikója, emellett pedig az eladásba sem kell energiát fektetnie. A bérleti ciklus végéhez közeledve a lízingcég egyezteti a vállalattal, hogy mi legyen az autó további sorsa, és tájékoztatja az autóhasználókat a leadás folyamatáról. A szerződésben foglaltak függvényében a leadás helyszíne lehet a flottakezelő telephelye vagy akár a partner székhelye is; utóbbi esetben a lízingcég sofőrszolgálat igénybevételével hozatja vissza az autót. A leszállításkor átadás-átvételi jegyzőkönyv készül, amely rögzíti a kocsi leadáskori állapotát, majd egy független partner elvégzi az állapotfelmérést. Ezután a lízingbe vevő tájékoztatást kap a felmérés eredményéről és a nem rendeltetésszerű használatból eredő esetleges károkról. Ha a vállalat a futamidő végén szeretné új autókra cserélni a flottát, a lízingcég kapcsolattartója már hónapokkal korábban egyeztet a lehetőségekről, hogy időben kiválasszák az új járműveket és azok akár már a leadás napján rendelkezésre álljanak.